Наведи порядок в документах за 1 день

Получи автоматический доступ к демо браузерной и windows версии без установки

Банк Российский Капитал внедрил базовую СЭД на платформе LanDocs

Представитель банковского сектора принял решение автоматизировать делопроизводственный процесс

В 2016 году Банк «Российский Капитал» принял решение перейти с бумажного на электронный документооборот. После проведения мониторинга рынка и встреч с представителями отрасли, были определены две системы – Docsvision и LanDocs – как наиболее соответствующие критериями банка.

Как правило, компании сталкиваются с проблемой выбора: внедрением СЭД под собственные нужды или внедрением коробочного решения. Выбор в пользу компании LanDocs был сделан в силу предложенного принципа «золотой середины», что позволяло автоматизировать процесс на уже готовом продукте в сжатые сроки (3-4 недели) и с минимальными затратами.

Одним из главных факторов выбора СЭД LanDocs стал подход к внедрению «Золотая середина»
Были отмечены такие немаловажные факторы, как масштабируемость платформы, ее интеграционные возможности и гибкость. Свою роль в выборе сыграли внутренние положительные отзывы сотрудников, которые ранее работали с LanDocs в других организациях.

Задачи проекта:

1) Автоматизация в головном офисе в разрезе следующих процессов:

  • внутренние документы;
  • входящая корреспонденция;
  • исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительная документация;
2) СЭД должна быть готова к масштабированию на всю филиальную сеть, которая насчитывает порядка 140 внутренних структурных подразделений в 27 регионах России.

3) Необходимо подготовить собственных ИТ-специалистов для дальнейшей самостоятельной доработки системы электронного документооборота, так как необходимо быстро реагировать на меняющийся рынок, а открытый код LanDocs позволяет избежать так называемого «Vendor lock» и дорабатывать программный продукт своими силами.

Итоги проекта по результатам двух месяцев эксплуатации:

  • За счет автоматизированного контроля исполнения поручений в несколько раз улучшилась исполнительская дисциплина, за каждым этапом закреплен ответственный сотрудник
  • Удалось нивелировать проблему потери документов, причина которой являлся человеческий фактор
  • Скорость обращения документов стала соответствовать регламентам
  • Были получены требования по дальнейшей оптимизации работы с документами
  • Текущая версия СЭД получила дальнейшее развитие, что позволило в течение месяца получить экспертную оценку кредитных заявок
  • Доработан контроль исполнительской дисциплины с предоставлением отчетов для руководства
В настоящий момент мы сосредоточены на реализации конфиденциального документооборота. В планах по дальнейшему развитию у нас стоит автоматизация процесса договорной работы. Для этого с технической стороны у нас все готово, уже реализована интеграция с АБС банка и учетной системой 1С. Но при этом мы столкнулись со следующей сложностью: отсутствие нормативной документации внутри банка, то есть мы готовы автоматизировать процесс, но некоторые подразделения внутри банка не могут разобраться, кто за что будет отвечать.

Таким образом платформа LanDocs предоставила нам реальную возможность оптимизировать ключевые процессы банка. Далее мы планируем автоматизировать управление закупочной документацией и претензионную работу.
Эксперт департамента банковских и информационных технологий, Дмитрий Почуев
22 ОКТЯБРЯ/ 2016